Trotz des zunehmenden Trends zur Remote-Arbeit und virtuellen Zusammenarbeit bleiben persönliche Treffen ein unverzichtbarer Bestandteil von Arbeitsprozessen – und gewinnen sogar deutlich an Bedeutung: 77 Prozent der Veranstaltungen sollen zukünftig in Präsenz stattfinden. 

Zu diesem Ergebnis kommt eine qualitative Studie über die Veränderungen der Arbeits- und Meetingkultur in Unternehmen, die von Design Offices und HRS bei Drees & Sommer in Auftrag gegeben wurde. Befragt wurden sowohl Meetingplanende als auch Teilnehmende.

Bessere Leistung der Teams

Unternehmen buchen demnach 53 Prozent ihrer Meetings in externen Locations, um ausreichend Abstand zum Tagesgeschäft sicherzustellen. Für 86 Prozent der auswärtigen Meetings werden dabei bevorzugt flexible Coworkingspaces gewählt. 

Den Autoren zufolge sind gut geplante gemeinsame Treffen vor Ort entscheidend für die Teamleistung – und für eine stärkere Bindung an das Unternehmen.

Meetings werden länger

Laut den Befragten steigt die durchschnittliche Zeit von Präsenzmeetings von 60 Minuten auf bis zu vier Stunden. Einzelne Meetings werden sukzessive länger und inhaltlich gewichtiger. Dies kann sehr anstrengend sein und erfordert eine hohe Aufenthaltsqualität im Innen- und Außenbereich.

Dabei verlieren unternehmensinterne Räume aufgrund mangelnder Eignung und Attraktivität immer mehr an Bedeutung. Besonders wertvoll ist laut den Angaben eine veränderte Atmosphäre, denn die Ergebnisse sind außerhalb der gewohnten Räumlichkeiten deutlich effektiver und vor allem kreativer.  

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes bevorzugen 90 Prozent der Befragten Innenstadtlagen. Zeitersparnis durch kurze An- und Abreisezeiten sowie die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind aus Sicht der Befragten entscheidende Argumente. Innenstadtlagen bieten zudem attraktive Zusatzangebote für Rahmenprogramm und für Socializing, das für die Befragten um 60 Prozent wichtiger geworden ist.

Freiräume für inhaltliche Fokussierung

Im Durchschnitt plant jede Führungskraft mindestens ein Präsenzmeeting pro Woche. Dafür benötigen die Chefs mehr Zeit und Kapazitäten, um sich auf die Inhalte der Meetings und deren erfolgreichen Verlauf zu konzentrieren. Daraus ergeben sich nicht nur erhöhte Anforderungen an die Räumlichkeiten und das Setting, sondern vor allem auch an die inhaltliche Vorbereitung.

“Ergebnisorientierte Meetings erfordern in der heutigen Arbeitswelt zunehmend wieder Präsenz, die Hebelwirkung für die Teams und die Performance in den Unternehmen ist enorm", erklärt Joachim Gripp, CEO von Design Offices und Auftraggeber der Studie. 

Gestiegene Qualitätsanforderungen an Präsenzmeetings

In der Fokusgruppe der Event- und Meetingplaner zeichnet sich ein steigender Anspruch an die Gestaltungsmöglichkeiten von Veranstaltungen ab: 71 Prozent der Planenden wollen flexible Flächenangebote nutzen. Sie wissen, dass Kollaboration anstelle von Frontalbeschallung Teamergebnisse kreativ fördert.

Auch erwarten sie professionellen Support, der sie von Routinearbeiten entlastet und gleichzeitig das Niveau der Rahmenbedingungen steigert. Faktoren wie ein kompetenter Ansprechpartner als zuverlässiger Rundum-Service, hochwertiges Catering sowie Plug & Play bei Räumen und eine verlässliche Technik sind für die Planer entscheidend.

Gute Planung ist erlernbar

Aus den Ergebnissen der Studie leiten die Autoren auch einen Schulungsbedarf für die Planer ab, um bei der komplexen Planung von den "Best Practices" anderer zu profitieren. Denn es ist nicht einfach, eine Veranstaltung zu organisieren, die sowohl den Anforderungen der modernen Arbeitswelt als auch den Erwartungen der Teilnehmenden gerecht wird.

Gerade weil es nicht selbstverständlich ist, dass die Mitarbeitenden am gleichen Ort sind, müssen die Präsenztreffen den Nerv des Teams treffen. Dann können Zusammenarbeit, Innovation und Loyalität gegenüber dem Unternehmen noch effektiver gefördert werden. (bs)