Erneuerbare Energien, Ökostrom, sauberes Trinkwasser – Energieversorger müssen am Puls der Zeit bleiben. Dazu gehört eine HR-Abteilung, die digitale Prozesse lebt. Wie viele andere Personalabteilungen standen auch die Stadtwerke Hilden vor der Herausforderung, papierlos und digital in eine grüne Zukunft zu starten. Deshalb begann das Unternehmen vor zwei Jahren ein Digitalisierungsprojekt mit dem Softwareunternehmen Haufe.

Über die Erfahrungen und "Lessons Learned" sprachen wir mit Simone Schillings, Centerleiterin Personal & Organisation der Stadtwerke Hilden.

Frau Schillings, warum war vor zwei Jahren der richtige Zeitpunkt gekommen, papierlos zu werden?

Hier sind mehrere Faktoren zusammengekommen. Zum einen gab es einen klaren Impuls aus einem unternehmensweiten Transformationsprojekt, uns intensiv mit unseren HR-Prozessen auseinanderzusetzen. Bei uns ist Digitalisierung ein wichtiger Treiber für Effizienz. Das gilt für das Team Personal ebenso wie für andere Bereiche im Unternehmen.

Darüber hinaus haben wir als Unternehmen uns das klare Ziel gesetzt, bereits 2035 CO₂-neutral zu sein. Digitalisierung zahlt direkt auf unsere Klimabilanz ein.

Hinzu kommt, dass die Arbeitswelt immer mobiler und flexibler wird. Unsere Kolleginnen und Kollegen, auch im Team Personal, arbeiten bis zu 80 Prozent remote. Dazu passte das Erstellen und Unterzeichnen von physischen Dokumenten einfach nicht mehr. Mit der digitalen Personalakte sind wichtige Dokumente jederzeit und von überall aus sicher zugänglich und alle Beteiligten können Unterlagen digital unterschreiben, egal wo sie sind.

Bei personenbezogenen Daten ist das ja nicht unproblematisch ...

Ja, uns war es wichtig, durch eine digitale Lösung die Vertraulichkeit und Integrität unserer sensiblen Personalinformationen noch besser zu schützen. Das papierlose System ermöglicht es uns, gesetzliche Vorgaben wie zum Beispiel der DSGVO noch einfacher einzuhalten. Es bietet viele Compliance- und Sicherheitsfunktionen, wie zum Beispiel ein differenziertes Berechtigungskonzept, im System hinterlegte Löschfristen oder eine Bearbeitungshistorie. Es bringt also weit mehr, als nur auf Papier zu verzichten.

Aber der Verzicht auf Papier soll dann helfen, die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen?

Genau, das konkrete Ziel war in der Tat, nachhaltig digital zu werden. Nachhaltigkeit spielte dabei eine doppelte Rolle. Einerseits ging es um ökologische Nachhaltigkeit. Durch den Verzicht auf Papier und damit deutlich weniger Tonerverbrauch konnten wir unseren ökologischen Fußabdruck erheblich reduzieren. Das war uns wichtig, da wir als kommunaler Energieversorger eine Vorbildfunktion in Sachen Umweltschutz und Ressourcenschonung übernehmen möchten.

Andererseits ging es darum, auf nachhaltige Weise unsere internen Prozesse zu verbessern. Die digitalen Abläufe sind jetzt effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig. Digitale Akten können wir schneller durchsuchen, bearbeiten und nach Bedarf zur Einsicht freigeben.

Eine wichtige Veränderung war die digitale Personalakte, welche anderen Bereiche wurden papierlos?

Hier sind mehrere Aspekte zu erwähnen.

• Dokumentengenerierung und -versand: Fast alle Mitarbeiterdokumente werden inzwischen digital erstellt und nach digitaler Unterschrift direkt an die Mitarbeitenden versendet.
• Digitale Zustellung der Entgeltabrechnungen: Diese stellen wir den Mitarbeitenden jetzt über ein sicheres Mitarbeiterportal zur Verfügung. Das bietet den Vorteil, dass sie die Abrechnungen jederzeit und von überall aus einsehen können. Dass wir dazu noch das Porto sparen, ist natürlich ein weiterer positiver Nebeneffekt.
• Digitale Mitteilungen an den Betriebsrat: Sogar diese stellen wir inzwischen digital bereit. Das erleichtert die Kommunikation und macht die Zusammenarbeit effizienter.
• Unterschriften-Workflows: Mitarbeitende und Führungskräfte können Dokumente nun bequem und sicher online unterzeichnen, was den Workflow deutlich verbessert, er ist schneller und funktioniert vor allem ortsunabhängig.
• Erhöhte Nutzerfreundlichkeit durch digitale (Genehmigungs-)Workflows: Anträge zum Beispiel für Urlaub können Mitarbeitende per mobilem Endgerät stellen und verfolgen oder sie können sich auf digitalem Weg krank melden.

Wie lange dauerte die Projektphase für die digitale Personalakte und wie ließ sie sich in den Arbeitsalltag integrieren?

Die Einführung hat insgesamt fünf Monate gedauert, einschließlich der Digitalisierung der Alt-Akten. Zwei Kolleginnen haben dieses Projekt neben ihrer Regeltätigkeit durchgeführt, das stellte schon eine zusätzliche Herausforderung dar. Der Betriebsrat war bei der Auswahl und auch bei der Konzeption des Projekts von Anfang an mit an Bord, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigt wurden. Das Scannen der Alt-Akten übernahm ein spezialisierter Dienstleister.

Während der gesamten Projektphase lief unser HR-Service wie gewohnt weiter. Die Beschäftigten erhielten regelmäßig Updates über den Fortschritt des Projekts, aber die Umsetzung ging für sie ohne spürbare Auswirkungen oder Einschränkungen vonstatten. Erst als wir das Mitarbeiterportal freigeschaltet haben und alle die ersten Dokumente digital erhielten, wurde die Veränderung spürbar.

Wie hat die Belegschaft reagiert?

Unsere Mitarbeitenden haben auf die digitale Akte durchweg positiv reagiert. Viele hatten beispielsweise die gedruckte Gehaltsabrechnung ohnehin als Papierverschwendung angesehen und begrüßten den Wechsel zur digitalen Lösung. Die Führungskräfte nahmen den neuen Unterschriften-Workflow sehr positiv auf.

Grundsätzlich sind aber die Personalakten für Mitarbeitende und Führungskräfte in ihrem Arbeitsalltag gar nicht so präsent. Viel größer war der Nutzen tatsächlich für das Team Personal selbst. Wir konnten unsere Arbeitsabläufe erheblich optimieren, wodurch nun mehr Zeit für strategische Aufgaben und den Service für Mitarbeitende bleibt. Verbesserte Effizienz und geringere Fehleranfälligkeit sind somit die indirekten Effekte der digitalen Lösung, die die Mitarbeitenden deutlich spüren und die allgemein zur höheren Zufriedenheit beitragen.

Welche Tipps würden Sie anderen Stadtwerken geben?

Ein gut durchdachtes Konzept zu Beginn spart viel Zeit und Mühe, die sonst später in Projektanpassungen investiert werden müsste. Überlegen Sie sehr genau, welche Informationen und Dokumente digitalisiert werden sollen, in welcher Struktur diese abgelegt werden sollen, welche Löschfristen hinterlegt werden müssen, welche Zugriffsberechtigungen es gibt etc.

Daneben ist eine gründliche und vor allem realistische Planung das A und O. Denn es passiert immer etwas, das nicht genau dem Plan entspricht (bei uns war es bspw. eine kurzfristige Störung beim Scandienstleister).

Letztlich wurde die Einführung der digitalen Personalakte vom Anbieter aber wirklich gut begleitet. Und alles in allem können wir sagen, dass der Aufwand sich lohnt – wir können uns ein rein analoges Arbeiten gar nicht mehr vorstellen. (bs)

Das Interview führte Boris Schlizio.