Mittlerweile ist das sogenannte Wachstumschancengesetz vom Bundestag verabschiedet worden. Das bedeutet, dass nun Klarheit hinsichtlich der Pflicht zur Nutzung von elektronischen Rechnungen besteht. Im Rahmen dieses Gesetzes werden einige neue gesetzliche Vorgaben geschaffen, die unter anderem die Rechnungsstellung betreffen. Das Gesetz gibt vor, dass Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen erstellen und versenden müssen, wenn sie Geschäfte mit anderen Firmen abschließen.

Im B2C-Bereich greift diese Pflicht nicht, sodass Unternehmen von dieser Regelung nicht betroffen sind, wenn sie ihre Produkte und Dienstleistungen ausschließlich an Privatkunden verkaufen. Eine Ausnahme von dieser Pflicht greift gemäß § 4 Nr. 8 – 29 UStG, wenn es sich um einen steuerbefreiten Umsatz handelt. Zudem gilt es, bestimmte Übergangsregelungen zu berücksichtigen, wodurch Unternehmen mehr Zeit für die Umstellung zur Verfügung gestellt wird.
 

Diese Übergangsregelungen gibt es

Auch wenn ab 2025 eine Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen greift, können Firmen von Übergangsregelungen profitieren. Werden Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt, dürfen diese auch mithilfe von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen, welche nicht den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen, ausgestellt werden.

Dies gilt bis zum 31.12.2026 und soll Unternehmen die Umstellung auf elektronische Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers erleichtern. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn der Empfänger zustimmt.

Übergangsregelung für das Jahr 2027

Auch im Jahr 2027 dürfen Unternehmen noch auf die Ausstellung von elektronischen Rechnungen verzichten (externer Link). Dies ist allerdings an gewisse Voraussetzungen geknüpft. Hierzu zählt neben der Zustimmung des Empfängers der Rechnung die Höhe des Firmenumsatzes. Im vorherigen Jahr darf der Umsatz eines Unternehmens maximal 800.000 Euro betragen, damit von dieser Übergangsregelung Gebrauch gemacht und auf die Verwendung von elektronischen Rechnungen verzichtet werden kann. Für den Fall, dass diese Umsatzgrenze überschritten wurde, können Unternehmen diese Regelung nur noch nutzen, wenn Rechnungen über das EDI-Verfahren versendet werden.

Das EDI-Verfahren

Ab 2028 haben Unternehmen nicht mehr die Möglichkeit, von Übergangsregelungen Gebrauch zu machen und müssen dementsprechend zwangsläufig auf E-Rechnungen setzen. Es besteht allerdings die Option, unter bestimmten Voraussetzungen das EDI-Verfahren zu nutzen. Dies ist dann möglich, wenn sowohl der CEN-Norm EN 16931 entsprochen wird als auch alle für die Umsatzsteuerberechnung relevanten Informationen ersichtlich sind.

Was der Gesetzgeber unter einer elektronischen Rechnung versteht

Wichtig zu wissen ist, dass es sich bei einer Rechnung, die auf elektronischem Wege versendet wird, nicht automatisch um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt. Dieser stellt hohe Anforderungen an elektronische Rechnungen. Nur, wenn diese erfüllt werden, handelt es sich im Kontext des Wachstumschancengesetzes um eine elektronische Rechnung, bei der Rechtssicherheit gewährleistet ist.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers ist gegeben, wenn die Erstellung, der Versand und der Empfang der jeweiligen Rechnung im Rahmen eines strukturierten elektronischen Formats durchgeführt werden. Zusätzlich dazu muss das Format die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen und eine elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Wenn Unternehmen sicherstellen möchten, dass diese Anforderungen erfüllt werden, sollten sie sich mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung auseinandersetzen. Grund hierfür ist, dass beide Formate den strengen Anforderungen des Gesetzgebers an E-Rechnungen entsprechen. Ein Vorteil von ZUGFeRD besteht in der Validierung von elektronischen Rechnungen.

Bedeutung der E-Rechnungs-Pflicht

Unternehmen können von der Einführung der elektronischen Rechnungs-Pflicht profitieren, da diese einige Vorteile mit sich bringt. Hierzu zählen:

• Effizienzsteigerungen
• Kosteneinsparungen
• Schnellere Zahlungsabwicklung

Rechnungen müssen nicht mehr auf Papier ausgedruckt und per Post versendet werden. Hierdurch entstehen Kosteneinsparungen. Zusätzlich dazu lassen sich Zahlungen deutlich schneller abwickeln, weil Rechnungen auf elektronischem Wege übermittelt und verarbeitet werden können. Dies kann sich positiv auf die Liquiditätssituation auswirken. Grundsätzlich geht die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen mit einem geringeren Verwaltungsaufwand einher, was zu entsprechenden Effizienzsteigerungen führt.

Unternehmen müssen aber auch die hiermit einhergehenden Herausforderungen berücksichtigen. Hier ist neben der Integration der Abrechnungssysteme in bereits bestehende IT-Infrastrukturen auch die Gewährleistung eines ausreichenden Datenschutzes zu nennen. (sg)